Sistemas digitales para el control de gastos corporativos

Soluciones avanzadas para la gestión eficiente del ciclo completo de gastos empresariales, desde el registro hasta el análisis e integración contable.

Sistemas digitales para control de gastos

Dgtwl ofrece un ecosistema integral de módulos interconectados que cubren todos los aspectos de la gestión de gastos corporativos, adaptables a las necesidades específicas de cada organización.

Módulo de registro (web/móvil)

El punto de entrada de todos los gastos empresariales, diseñado para facilitar la captura rápida y precisa de información desde cualquier dispositivo:

Características principales

  • Interfaz multidispositivo: Experiencia unificada en web y aplicaciones nativas (iOS/Android)
  • Captura de comprobantes: Fotografía instantánea de recibos con escaneo OCR avanzado
  • Detección automática: Reconocimiento de importes, fechas, proveedores e IVA
  • Categorización inteligente: Asignación automática basada en patrones históricos
  • Vinculación a proyectos: Asociación de gastos a centros de coste, clientes o proyectos
  • Modo offline: Registro sin conexión con sincronización posterior

Formularios inteligentes

El sistema adapta dinámicamente los campos solicitados según el tipo de gasto:

Tipo de gasto Campos específicos
Comidas y restaurantes Comensales, motivo, clientes (si aplica)
Viajes y transporte Origen, destino, propósito del viaje
Kilometraje Distancia, vehículo, ruta (opcional con mapa)
Alojamiento Noches, ubicación, tarifa diaria
Material y suministros Descripción detallada, cantidad, uso previsto
Interfaz móvil de registro de gastos

Aplicación móvil optimizada para captura rápida de gastos

Módulo de validación

Flujo de validación y aprobación de gastos

Panel de control para aprobadores con visualización de solicitudes pendientes

Motor avanzado de aprobación y verificación que garantiza el cumplimiento de las políticas corporativas y mejora el control presupuestario:

Flujos de aprobación multinivel

  • Jerarquías personalizables: Definición de flujos de aprobación según estructura organizativa
  • Reglas por importe: Niveles de autorización basados en cuantías o umbrales
  • Matrices de aprobación: Combinación de criterios (departamento, categoría, proyecto)
  • Delegaciones temporales: Gestión de ausencias y vacaciones sin interrumpir el flujo
  • Escalado automático: Derivación a superiores tras periodos de inactividad

Validación automática

Verificación inteligente que detecta anomalías y asegura la conformidad:

  • Detección de duplicados: Identificación automática de gastos potencialmente repetidos
  • Control de límites: Alertas cuando se superan importes máximos por categoría
  • Verificación fiscal: Comprobación de requisitos según normativa vigente
  • Análisis de patrones: Detección de desviaciones respecto a gastos habituales
  • Auto-aprobación: Configuración de reglas para validación automática de gastos recurrentes
Flujo de validación y aprobación de gastos

Módulo de reporting

Centro neurálgico de análisis financiero que transforma los datos de gastos en información accionable para la toma de decisiones:

Dashboards interactivos

  • Paneles personalizados: Visualizaciones adaptadas a diferentes perfiles de usuario
  • KPIs en tiempo real: Indicadores clave actualizados constantemente
  • Análisis comparativo: Evolución temporal y benchmarking interno
  • Drill-down dinámico: Capacidad para profundizar desde lo general hasta el detalle
  • Alertas configurables: Notificaciones ante desviaciones significativas

Informes avanzados

Generación flexible de reportes para diferentes necesidades organizativas:

  • Filtros multidimensionales: Análisis por periodo, departamento, proyecto, categoría, empleado...
  • Plantillas predefinidas: Informes estándar para casos de uso comunes
  • Informes ad-hoc: Creación personalizada sin conocimientos técnicos
  • Programación automática: Distribución periódica por email a destinatarios específicos
  • Exportación multiformato: PDF, Excel, CSV, PowerPoint para presentaciones ejecutivas
Dashboards analíticos de gastos

Dashboard financiero con análisis multidimensional de gastos corporativos

Integración contable

Integración con sistemas contables

Flujo de datos bidireccional entre Dgtwl y sistemas ERP

Conectividad perfecta con sus sistemas financieros existentes para un ciclo contable completo y sin fricciones:

Capacidades de integración

  • Conectores ERP: Integración nativa con los principales sistemas (SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, Sage)
  • API RESTful: Interfaz programática completa para integraciones personalizadas
  • Mapeo contable: Asignación flexible entre categorías de gasto y plan de cuentas
  • Sincronización bidireccional: Intercambio de maestros y transacciones en tiempo real
  • Validación pre-contabilización: Verificación de coherencia antes de la transferencia

Formatos de intercambio

Múltiples opciones para adaptarse a sus procesos específicos:

Formato Características Casos de uso
API JSON Tiempo real, validación inmediata Integración profunda, datos actualizados
CSV personalizable Estructura configurable, procesamiento batch Sistemas legacy, procesos periódicos
XML estructurado Esquemas validables, metadatos enriquecidos Intercambio con sistemas intermedios
Excel avanzado Múltiples hojas, fórmulas pre-calculadas Análisis manual complementario
Integración con sistemas contables

Características técnicas

  • Seguridad de datos

    Protección de la información

    • Cifrado en tránsito mediante TLS 1.3 con certificados de alta seguridad
    • Cifrado en reposo AES-256 para todos los datos almacenados
    • Tokenización de información sensible como datos de tarjetas
    • Enmascaramiento selectivo de información confidencial en reportes
    • Aislamiento completo entre datos de diferentes clientes

    Control de acceso

    • Autenticación multifactor (MFA) para accesos privilegiados
    • Inicio de sesión único (SSO) con proveedores SAML 2.0 y OpenID Connect
    • Políticas de contraseñas configurables según requisitos internos
    • Control de acceso basado en roles (RBAC) con permisos granulares
    • Registro de auditoría inmutable para todas las acciones realizadas
  • Protocolos de transmisión

    Comunicación segura

    • API RESTful con autenticación OAuth 2.0 y tokens JWT
    • HTTPS obligatorio con TLS 1.2+ en todas las comunicaciones
    • Compresión GZIP para optimizar rendimiento en conexiones lentas
    • Limitación de tasa (rate limiting) para prevenir abusos
    • WebSockets seguros para actualizaciones en tiempo real

    Intercambio de datos

    • Formatos JSON, XML, CSV con validación de esquema
    • Firma digital de mensajes para garantizar integridad
    • Idempotencia en operaciones críticas mediante tokens de solicitud
    • Procesamiento asíncrono para operaciones masivas
    • Reintentos automáticos con backoff exponencial para comunicaciones inestables
  • Almacenamiento y respaldo

    Gestión de datos

    • Arquitectura de datos optimizada para consultas analíticas y transaccionales
    • Indexación avanzada para búsquedas de alto rendimiento
    • Particionamiento inteligente según patrones de acceso
    • Compresión selectiva para optimizar almacenamiento
    • Purga automática configurable según políticas de retención

    Estrategia de respaldo

    • Copias incrementales diarias y completas semanales
    • Almacenamiento geo-redundante en múltiples zonas dentro de la UE
    • Cifrado independiente de respaldos con claves segregadas
    • Pruebas de restauración periódicas para verificar integridad
    • Retención configurable según requisitos normativos (hasta 10 años)

Escenarios de uso

Pequeñas y medianas empresas

Dgtwl permite a las PYMES profesionalizar su gestión financiera sin necesidad de un departamento contable extenso:

  • Implementación rápida sin infraestructura compleja (2-3 semanas)
  • Reducción de tareas administrativas permitiendo enfocar recursos en el negocio core
  • Visibilidad inmediata del estado financiero para decisiones más ágiles
  • Cumplimiento normativo simplificado con plantillas preconfigruadas
  • Escalabilidad para crecer junto al negocio sin cambios de plataforma

Empresas con equipos distribuidos

Organizaciones con personal en múltiples ubicaciones obtienen control centralizado con flexibilidad local:

  • Gestión multipaís con adaptación a requisitos fiscales locales
  • Soporte para múltiples divisas con conversión automática
  • Aprobaciones multinivel respetando estructuras jerárquicas complejas
  • Informes consolidados con posibilidad de desglose por región/país
  • Políticas diferenciadas por ubicación manteniendo control global

Equipos comerciales y de servicios

Departamentos con alta movilidad y frecuentes gastos en cliente optimizan su operativa:

  • Captura inmediata de gastos desde dispositivos móviles
  • Asignación automática de gastos a clientes y proyectos específicos
  • Anticipos y liquidaciones gestionados en un flujo integrado
  • Análisis de rentabilidad por cliente incluyendo gastos asociados
  • Reembolsos acelerados mejorando satisfacción del equipo comercial
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